L’importanza è nei dettagli!

Oggi vorrei parlarvi del Protocollo e delle regole primarie di comportamento quando partecipiamo ad eventi e conferenze di ogni natura, locali o internazionali che siano.

Scelgo di parlarvi di questo aspetto perché troppe volte ho osservato una totale inosservanza delle regole e dei comportamenti necessari. Ricordiamoci che è il rispetto delle regole che conferisce solennità e dignità alle manifestazioni, sia che si partecipi in qualità di ospite sia di conferenziere.

Se da una parte i funzionari addetti al cerimoniale devono sottostare a strettissime regole che il protocollo internazionale impone e non lasciano nulla al caso, dall’altra, troppo spesso sono rimasta sgomenta dinanzi a comportamenti così evidentemente scorretti e inappropriati da parte di personalità che dovrebbero invece dare il buon esempio.

La scrittura di un invito, l’organizzazione degli spazi, la comunicazione sono tutte codificate e inderogabili. Tale sforzo e la lunghissima storia che il cerimoniale e il protocollo portano con loro (ne parleremo in un futuro articolo) non possono essere sminuiti dai nostri comportamenti scorretti. Quante volte abbiamo sentito squillare un telefono in situazioni inopportune? Quante caramelle sono state scartate rumorosamente durante una conferenza? Quanti ritardatari hanno interrotto lo svolgimento dell’evento facendo alzare persone o provocando una generale disattenzione nei confronti del conferenziere?

Sappiate che tali comportamenti sono profondamente inappropriati e vanno assolutamente evitati in qualsiasi occasione formale. Se avete l’esigenza di ricevere una telefonata fate in modo di tenere il telefono in modalità vibrazione e sedetevi lateralmente in modo da potervi alzare e rispondere solo una volta usciti dalla sala. Evitate di interrompere il silenzio della sala con le vostre rumorosissime caramelle, sono le vostre preferite e lo sapete, apritene un paio e posizionatele in un fazzoletto pulito. Ma soprattutto se arrivate in ritardo, aspettate. In tutti gli eventi è sempre garantito un piccolo margine per permettere a tutti di raggiungere la sala e ricevere istruzioni sul dove sedersi e accomodarsi, se malauguratamente siete arrivati addirittura oltre l’inizio della cerimonia vi suggerisco di aspettare in piedi in disparte e attendere un applauso o un cambio conferenziere per potervi sedere.

Quale sarebbe secondo voi l’atteggiamento più consono da tenere se foste al posto del leader conferenziere? Cancellereste la conferenza? Abbandonereste il palco? Puntereste il dito contro i partecipanti indisciplinati?

Niente di tutto questo chiaramente. Il protocollo vuole che il conferenziere gestisca la indisciplinata situazione senza dimostrare il proprio disappunto bensì interrompendo il suo discorso, magari bevendo un bicchiere d’acqua, in modo tale da permettere alla platea di capire l’incresciosa situazione.

Rispettando il protocollo e il cerimoniale non stiamo solo rispettando la Storia, ma stiamo riconoscendo agli organizzatori, ai conferenzieri e agli altri partecipanti il lustro che meritano.